Pouze směrnice váš problém nevyřeší. DocTag spolehlivě zajistí klasifikaci všech dokumentů

Ve velkém pivovaru se i přes interní směrnice pro práci s informacemi nedařilo zavést mezi zaměstnanci označování důvěrných dokumentů. Z našich dlouholetých zkušeností víme, že účinnost školení bývá zpravidla krátkodobá. V AEC jsme proto navrhli aplikaci DocTag, kterou jsme začlenili do kancelářského balíku MS Office používaného v podniku.

Aplikace DocTag začala nutit zaměstnance klasifikovat všechny dokumenty dle důvěrnosti obsažených informací. Označení pak bylo v každém dokumentu viditelné v jeho hlavičce. Pro nejvyšší třídy citlivosti dokumentů jsme navrhli zabezpečení šifrováním.

Vzhledem k tomu, že pivovar již měl definovaný systém klasifikace, trvalo nasazení DocTag jen několik dní. Nejvíce času přitom zabralo zaškolení zaměstnanců. Díky aplikaci již u zákazníka nevznikají žádné dokumenty bez označení jejich třídy zabezpečení. DocTag navíc hlídá změny klasifikace dokumentu a automaticky klasifikuje e-maily dle vložených příloh.

Jak Document Tagging funguje

Systém pro klasifikaci a zabezpečení dokumentů je doplněk pro aplikace Microsoft Office, Windows Explorer, Adobe PDF, který pomocí několika málo kliknutí opatří dokument neodstranitelnou značkou s informací o stupni důvěrnosti daného dokumentu. Doplněk lze instalovat i vzdáleně.

K snazší orientaci jak s dokumenty nakládat je zavedena klasifikace informací do jednotlivých stupňů dle důvěrnosti. Klasifikační stupně definují postupy distribuce, skartace, uložení, zabezpečení apod. Dokumenty je možné klasifikovat stupni jako např. Veřejné, Pouze pro interní účely, Důvěrné a Obchodní tajemství. Počet stupňů a jejich označení jsou plně konfigurovatelné.

Řešení zajišťuje kontrolu nad tím, kdo, kdy a jaký dokument klasifikoval. To postupně vede u zaměstnanců k růstu zodpovědnosti při nakládání s dokumenty s vyšším stupněm důvěrnosti.

Proč bych se měl o DocTag zajímat?

Protože chci:

• Zabezpečit své dokumenty, ale nevím, jak na to.
• Zavést bezpečnostní standardy pro práci s dokumenty.
• Naučit své zaměstnance mít zodpovědnost za dokumenty, se kterými pracují.
• Zvýšit povědomí svých zaměstnanců o práci s dokumenty, které obsahují citlivá data.
• Mít jistotu, že důvěrné a citlivé dokumenty budou čitelné jen pro ty správné osoby.
• Zvýšit a podpořit efektivnost systémů DLP.

Reference​